So einfach geht Agentur!

Kreative Dienstleistungen, wie sie Agenturen und zunehmend auch Druckunternehmen anbieten, erfordern häufig viele Arbeitsschritte, die gut koordiniert und sauber kalkuliert sein wollen. Das Modul Agency von uTraxx unterstützt sämtliche Prozesse effizient und verhindert, dass die Kosten aus dem Ruder laufen.

Werbekampagnen sind fast immer eine Herausforderung, ob Prospekt, Mailing, Anzeige, Fahrzeugbeschriftung oder neue Website. Für die Produktion gilt es verschiedene Dienstleister wie Fotografen, Stylisten, Produktioner, Grafiker und Druckunternehmen zu berücksichtigen. Das erfordert viel Organisation und Kommunikation, insbesondere auch mit dem Kunden. Das Modul Agency (XPM) der ERP-Lösung uTraxx print 4.0 hat die erforderlichen Prozesse durchautomatisiert. Das sorgt für Transparenz und sichert den Geldfluss.

Automatisierte Angebotserstellung

Beim Erstellen eines Auftrags oder eines Angebots müssen verschiedene Positionen wie etwa Konzeption, Gestaltung, Design oder Folierung berücksichtigt werden. Damit das nicht jedes Mal wieder neu manuell erfasst werden muss, hat das uTraxx-XPM Artikel mit Stücklisten hinterlegt, die abhängig von der gewünschtem kreativen Dienstleistung oder Kampagne automatisiert gezogen und mit einer Produktbeschreibung versehen werden. Die Positionen können nach Bedarf leicht individuell angepasst werden. Leistungen, die von externen Druckdienstleistern erbracht werden wie beispielsweise Broschüren, Mailings, Plakate oder Verpackungen, können als Preislisten hinterlegt werden. Sämtliche Korrespondenz, die mit den Lieferanten entsteht, kann einfach per Drag & Drop im Dokumentenmanagement revisionssicher abgelegt werden.

Übersichtliche Task-Liste

Um die Vielzahl an Projekten und Statusinformationen nicht aus den Augen zu verlieren, behelfen sich viele Agenturen oder kreative Dienstleister mit Listen. Publishing-Systeme zeigen den Fortschritt bei der Produktion eines Logos oder einer Anzeige und liefern Daten zur Freigabe für den internen und externen Versand. Was jedoch fehlt, ist eine globale und zentrale Übersicht, die alle Projekte und Live-Zustände darstellt. Um das Manko zu füllen, muss intensiv kommuniziert werden, häufig sind zudem viele Meetings nötig. uTraxx löst das, indem die unterschiedlichsten Tätigkeiten angestossen und in einem Kanban-Board als Task-Liste angezeigt werden, sobald ein Auftrag generiert ist. Aufgaben werden entweder spezifischen Mitarbeitenden zugewiesen oder von diesen selbständig übernommen.

Auswertungen in Echtzeit
Oft ist der zeitliche Aufwand für die kaufmännische und vertragliche Abwicklung eines Auftrags erst nach Abschluss sichtbar, weil die Erfassung händisch über Tageszettel oder über ein weiteres System erfolgt. Dadurch entstehen Insel-Lösungen und Schnittstellen zum jeweiligen System, die gepflegt werden müssen. Das uTraxx-Agency-Modul löst auch dieses gängige Problem: Da die Nachkalkulation den aktuellen Projektfortschritt aufzeigt und den Gesamtaufwand prognostiziert, kann der Projektleiter entsprechend Massnahmen ergreifen, um den Aufwand in einem sinnvollen Rahmen zu halten. Unerwartete Mehraufwände sind zudem ad hoc ersichtlich und können dem Kunden im Vorfeld kommuniziert werden.

Aktuelle und flexible Planung

Dynamik und Agilität werden nicht nur bei Agenturen im Tagesgeschäft für die Projektarbeit verlangt. Auch Druckereien, die als zweites Standbein kreative Dienstleistungen anbieten, nutzen das Kanban-Board für die Vielfalt Ihrer Jobs. Besonders Digitaldruck-Aufträge, die kurze Produktionszeiten und viele Wechsel in der Maschine verursachen, können nur unzureichend mit einer klassischen Plantafel als Gantt-Diagramm organisiert und überwacht werden. Für den Disponenten ist der Zeitstrahl des einzelnen Auftrages kaum zu erkennen und er muss sich mit einer Reihe von Aufträgen behelfen, um sehen zu können, wie stark eine Maschine ausgelastet ist und mit welchen Aufträgen. Auf Veränderungen kann so nicht flexibel reagiert werden. Mit einem digitalen Kanban-Board kann ein Teilelement eines Auftrags einfach verschoben und beispielweise an eine andere Maschine platziert oder die Produktionsreihenfolge im Handumdrehen verändert werden. Einfacher lässt sich die Planung und Produktion von Werbemassnahmen kaum organisieren.